Vereniging van Eigenaren beheer

Macobouw Beheer heeft het beheer van de VvE vastgelegd in diverse onderdelen volgens onderstaande specificaties. Het beheer betreft standaard beheerwerkzaamheden en aanvullende beheerwerkzaamheden.

Beheerwerkzaamheden Vereniging van Eigenaren: Standaard

Jaarlijkse algemene ledenvergadering (ALV):

  • •  Opstellen jaarstukken, begroting van de exploitatie en advies over de maandelijkse bijdragen.
  • •  Concept van de afrekening versturen aan de kascommissie en schriftelijke beantwoording van vragen.
  • •  Organisatie van de jaarlijkse ALV, inclusief opmaken- en verzenden van de agenda met bijlagen.
  • •  Onze accountmanager is aanwezig op de ALV, eventuele als notulist. Als het nodig is voor de onderhoudsagenda is ook een technisch manager aanwezig.
  • •  Opmaken, uitwerken en verzenden van de notulen. Inclusief de actiepunten, in overleg met de voorzitter.

Assurantiën:

  • •  Bewaken en afsluiten van de assurantiën als voorgeschreven in de splitsingsakte.

Incasso van de bijdragen:

  • •  Reguliere bijdragen.
  • •  Eventuele exploitatie tekorten en/of terugbetalen van overschotten.

Betalingen via bankrekening:

  • •  Openen en beheren van een rekening-courant en spaarrekening op naam van de VvE.
  • •  Ten laste van de VvE-rekening voldoen van nota's.

Bij overname van de administraties:

  • •  Alle werkzaamheden die betrekking hebben op de technische- en de, door de ALV goedgekeurde, financiële administratie. Daarbij hoort ook de berichtgeving aan de leden.

Beheer van de algemene belangen:

  • •  Archief bijhouden van de belangrijke stukken voor de voorgeschreven periode.
  • •  Correspondentie in samenhang met de afgesproken diensten.
  • •  Aanspreekpunt voor de VvE zaken.
  • •  Toezicht op handhaving van de VvE reglementen.

Overleg:

  • •  Met het bestuur en de voorzitter of de eigenarencommissie.
  • •  Het dagelijkse onderhoud van de algemene delen van het gebouw.
  • •  Afhandelen van technische klachten, ontvangen per telefoon, post of e-mail.
  • •  Uitbesteden van het noodzakelijk onderhoud aan betrouwbare bedrijven.
  • •  Bereikbaar bij calamiteiten, 24 uur per dag.
  • •  Servicecontracten afsluiten en up-to-date houden (bijvoorbeeld voor schoonmaakwerk en technisch onderhoud van installaties).
  • •  Factuurcontrole van uitbesteed werk en contracten.

Groot onderhoud van de algemene delen van het gebouw:

  • •  Offerteaanvragen met betrekking tot de door de ALV goedgekeurde werkzaamheden, bij door de VvE geselecteerde partijen.
  • •  Na selectie van een partij door de VvE schriftelijk uitbesteden van de werkzaamheden, binnen de door de ALV gestelde regels.
  • •  Meerjarenplanning groot onderhoud jaarlijks aanpassen aan de stand van zaken.

Schadezaken:

  • •  Indienen en administratief afhandelen van schadeclaims bij de verzekeraar.

Werkzaamheden bij verkoop van een appartementsrecht:

  • •  Ledenregister actueel houden.
  • •  Berichtgeving aan de leden, bijvoorbeeld over de VvE bijdrage, wijze van betalingen en afhandeling van klachten.
  • •  Informatie verzenden naar makelaars, notarissen en andere betrokken partijen.

Inschakelen van een incassobureau:

  • •  Aansturen en begeleiding van de maatregelen bij wanbetaling, en het treffen van betalingsregelingen.

Afrekening van de stookkosten:

  • •  De individuele stookkosten doorberekenen bij individuele warmtemeting op blokverwarming.

 

Beheerwerkzaamheden Vereniging van Eigenaren: Aanvullend

  • •  Ondersteuning van het grootonderhoud werk door het bepalen van uitgangspunten voor het groot onderhoud, het opstellen van de werkomschrijving, selectie van de aannemer, vergunningadvies, planning van de uitvoering, voortgangsbewaking en toezicht, beoordelen van meer/minderwerk en de oplevering tot en met afhandeling van de restpunten.
  • •  Meerjarenplan opstellen voor het groot onderhoud.
  • •  Alle werkzaamheden in samenhang met een extra vergadering.
  • •  Bij afwezigheid van de voorzitter voorzitten van een ledenvergadering.
  • •  (Juridische) procedures begeleiden, bijvoorbeeld bij wijziging van bestemmingsplannen of bij afwikkeling van garantiezaken (met uitzondering van incassoprocedures).
  • •  Het huishoudelijk reglement opstellen, wijzigen en afstemmen.
  • •  Afhandelen van zaken bij oplevering van nieuwbouw en de oplevering zelf.
  • •  Afhandelen van lopende zaken uit de periode van de vorige beheerder die buitengewoon veel tijd vragen (bijvoorbeeld incassozaken of assurantiezaken).
  • •  Werkzaamheden door wijziging van de splitsingsakte en wijziging van het gebruik van de algemene ruimten.
  • •  Beheer van de algemene ruimten in samenhang met verhuur.
  • •  De werkzaamheden bij betrokkenheid van de VvE bij een andere VvE.

Vraag geheel vrijblijvend een offerte aan bij Macobouw Beheer als u interesse heeft in onze dienstverlening. U kunt dit formulier